W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Ośrodek Pomocy Społecznej, informujemy:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Ośrodek Pomocy Społecznej w Sokółce (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: ul. ul. Dąbrowskiego 12, 16-100 Sokółka.
- Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: Rafał Andrzejewski, r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl, tel-504976690.
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
- prowadzenia ewidencji pracowników zgodnie z Kodeksem Pracy [przetwarzane dane: dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane o wykształceniu, przebiegu pracy, absencji (urlopy, zwolnienia lekarskie, rehabilitacyjne, szkoleniowe i inne), dane o zakresie obowiązków, stawce wynagrodzenia, karach i nagrodach oraz inne dane zgodnie z Kodeksem Pracy, innymi ustawami i rozporządzeniami],
- zgłoszenia pracownika i członków jego rodziny do ZUS, ich aktualizacja oraz przekazywanie informacji
o zwolnieniach [dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane o Oddziale NFZ oraz inne dane wymagane przez przepisy i w formularzach ZUS], - prowadzenia rozliczeń z pracownikami, naliczanie potrąceń, obliczanie składek ZUS, zapewnienie i rozliczanie świadczeń płacowych i pozapłacowych [dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kadrowe (wysługa lat pracy, stawka wynagrodzeń), dane o czasie pracy, przyznanych nagrodach, potrąceniach (benefity pracownicze, składki związkowe, zajęcia komornicze itp.), numery kont dla przelewów bankowych pracownika oraz inne dane wymagane przez przepisy i w formularzach urzędowych],
- zatrudnienia i wykonywania obowiązków ustawowych i służbowych, w tym kontaktu przez Panią/Pana
z kontrahentami i klientami, audytorami zewnętrznymi i zewnętrznymi, kontrolerami, a także okresowej oceny (dane wymagane zgodnie z Kodeksem Pracy, dane służące ewaluacji pracownika i wykonywanej pracy, dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, stanowisko i służbowe dane kontaktowe, dane zawarte w obligatoryjnych oświadczeniach, dane zawarte w korespondencji z klientami i kontrahentami, notatkach służbowych i innej dokumentacji prowadzonej u Administratora), - prowadzenia tablic ogłoszeń i gablot informacyjnych, stosowania imiennych tabliczek, przepustek, identyfikatorów i legitymacji, a także w celach informacyjnych, w szczególności w siedzibie, jednostkach organizacyjnych oraz na stronie internetowej Administratora (dane zgodnie z Kodeksem Pracy, innymi ustawami i rozporządzeniami, dane identyfikacyjne – m.in. imię, nazwisko, stanowisko, tytuł zawodowy i służbowe dane kontaktowe),
- udziału w szkoleniach, podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych (dane wymagane zgodnie z Kodeksem Pracy, dane niezbędne do udziału, przeprowadzenia oraz ukończenia szkoleń itp. zdarzeń związanych
z podnoszeniem kwalifikacji oraz ich dofinansowaniem i rozliczeniem), - przeprowadzania audytów i kontroli (wewnętrznych i zewnętrznych) u Administratora (dane niezbędne do przeprowadzenia audytu lub kontroli zgodnie z jej zakresem),
- zorganizowania oraz rozliczenia delegacji (dane wymagane do zorganizowania oraz rozliczenia delegacji), podróży służbowych i eventów organizowanych przez lub na zlecenie Administratora,
- uzyskania świadczeń z ZFŚS (dane zawarte we wniosku o przyznanie świadczenia oraz w przedstawianych dokumentach),
- monitoringu wizyjnego prowadzonego przez Administratora, którego szczegółowe cele zostały opisane
w ogólnym obowiązku dotyczącym monitoringu wizyjnego u Administratora (wizerunek i inne dane, jakie mogą zostać zebrane przez system monitoringu wizyjnego), * - monitoringu poczty elektronicznej, sprzętu służbowego i protokołów przeglądania sieci komputerowych i innych narzędzi pracy prowadzonego przez Administratora, prowadzonych w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (dane związane z korzystaniem z urządzeń i systemów objętych monitoringiem), *
- rejestrowania połączeń telefonicznych w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (dane związane z korzystaniem z urządzeń i systemów objętych monitoringiem, *
- archiwizowania dokumentacji zgodnie z przepisami prawa,
- ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami (dane w zakresie niezbędnym do zrealizowania tego celu),
- innych celach, na jakie została udzielona odrębna zgoda (w zakresie danych objętych zgodą oraz danych, których przetwarzanie w danym celu jest usankcjonowane inną podstawą prawną).
- Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, e, f i art. 9 ust. 2 a, b, f, h Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1, dalej: RODO) oraz inne akty prawne, w szczególności ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy wraz z aktami wykonawczymi, ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej wraz z aktami wykonawczymi, ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny wraz z aktami wykonawczymi, ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wraz z aktami wykonawczymi, ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r.
o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wraz z aktami wykonawczymi, ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wraz z aktami wykonawczymi, ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wraz z aktami wykonawczymi. - Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane również przez podmioty, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub którym udostępnia dane osobowe, w szczególności w zakresie obsługi informatycznej, prawnej, kadrowej, księgowej, BHP, ochrony osób i mienia lub ochrony danych osobowych, wewnętrznym i zewnętrznym audytorom i kontrolerom, organy ścigania, organy kontrolne, organy podatkowe, organy systemu ubezpieczeń społecznych i Narodowy Fundusz Zdrowia.
- Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
- Pani/Pana dane osobowe zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana. W niektórych przypadkach Administrator może otrzymać Pani/Pana dane osobowe również od organów administracji, organów ścigania, wymiaru sprawiedliwości, placówek medycznych lub innych podmiotów – w zakresie przewidzianym przepisami, wynikającym z umowy lub udzielonej zgody.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych wskazanych w Kodeksie Pracy jest niezbędne do zawarcia umowy i wynika z przepisów prawa; w przypadku niepodania tych danych, zawarcie umowy jest niemożliwe. Podanie niektórych danych jest niezbędne do wykonywania przez Administratora jego obowiązków. W pozostałym zakresie Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie udzielonej przez Panią/Pana zgody lub na podstawie innych przesłanek dopuszczalności przetwarzania wskazanych w art. 6 i 9 RODO.
- W zależności od podstawy przetwarzania, posiada Pani/Pan prawo do:
- żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz powiadomienia odbiorców danych o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- przenoszenia danych osobowych,
- otrzymywania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
- Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
- W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie przesłanek zawartych w przepisach art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania umowy oraz przez wymagany
w świetle obowiązującego prawa okres po jej wygaśnięciu, w celach podatkowych, archiwizowania danych lub dochodzenia roszczeń.
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KPA
Stosując się do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (dalej jako: „RODO”), informujemy Panią/Pana, iż:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Sokółce, dalej zwany „Administratorem”.
- Dane kontaktowe Inspektora ochrony danych osobowych: Rafał Andrzejewski, r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl
- Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe, są przetwarzane w celach realizacji obowiązków prawnych i zadań nałożonych na Administratora, rozpatrywanych w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, związanych w szczególności z prowadzeniem postępowań administracyjnych, rozpatrywaniem skarg i wniosków, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust. 1 lit. e RODO, art. 9 ust. 2 lit. g RODO w zw. z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego i właściwymi przepisami szczególnymi w zależności od przedmiotu sprawy.
- Informacja o odbiorcach danych osobowych:
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do tzw. odbiorców danych, tj. m.in. podmiotów, które przetwarzają Pani/Pana dane osobowe w imieniu Administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające), w szczególności – obsługa informatyczna.
Pani/Pana dane osobowe, dane dziecka nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej.
- Okres przez który Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane: przez okres niezbędny, wynikający z przepisów prawa (przepisów Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych).
- Informujemy, iż mają Państwo prawo do:
- prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
- prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
- prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
- prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (ale tylko w stosunku do danych osobowych które są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda).
- Podanie określonych danych osobowych jest konieczne do wypełnienia zadań i obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wynika z przepisów prawa. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości wypełnienia tych obowiązków i zadań, np. brakiem możliwości wszczęcia i prowadzenia postępowań administracyjnych. Wyjaśniamy, iż podanie danych dodatkowych („nieobowiązkowych”) może być to np. adres e-mail czy numer telefonu odbywa się na podstawie państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podanie tych danych np. we wniosku stanowi Pani/Pana zgodę na ich przetwarzanie przez administratora.
- Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.